Tentang S-Office.Id

Aplikasi Smartoffice merupakan salah satu inovasi dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi yang dikembangkan untuk mendukung pelayanan administrasi perkantoran di Kementerian Agama. Dimulai dari Pengajuan layanan, disposisi, proses hingga selesai, dilengkapi notifikasi, dan semuanya dikelola oleh satu sistem yang terintegrasi.

Beberapa tujuan dari pengembangan sistem Smartoffice yaitu:

  1. Mengimplementasikan kebijakan terkait e-Government sebagai sarana pendukung dalam mewujudkan pelayanan publik secara praktis dan efisien.
  2. Mewujudkan sistem pengarsipan dokumen secara digital
  3. Meningkatkan kinerja instansi pemerintah
  4. Membangun wadah utama sebagai pusat intergrasi sistem dilingkup pemerintahan

Beberapa manfaat dari implementasi sistem Smartoffice yaitu:

  1. Memudahkan publik dalam mengirim surat secara online ke instansi pemerintah
  2. Memudahkan publik dalam mengetahui/mentracking posisi surat yang dikirimkan ke instansi pemerintah
  3. Memudahkan sistem pengarsipan surat masuk/keluar
  4. Memudahkan pimipinan dalam mendisposisi surat masuk secara mobile
  5. Memudahkan pegawai terutama pimpinan dala mencari surat atau dokumen saat diluar kantor
  6. Mempermudah pengambilan kebijakan
  7. Memudahkan pimpinan dalam melakukan evaluasi dan monitoring
  8. Memudahkan koordinasi dalam lingkup kedinasan
  9. Mengefisiensikan biaya ATK, biaya kurir dan biaya operasional dalam pendistribusian surat
  10. Mempermudah ASN terutama Pimpinan dalam mengakses seluruh data/informasi dari seluruh sistem yang terintegrasi ke Smartoffice
  11. Membantu penyimpanan agenda, pengumuman dan dokumen instansi

Daftar Persyaratan/ Dokumen Layanan

SELURUH DOKUMEN DISCAN (DISATUKAN DALAM PDF) DAN DIUPLOAD KE DALAM FORM PENGAJUAN

Urusan Tata Usaha Umum (2)
Permintaan Data Keagamaan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Surat Masuk (1):
- Surat atau dokumen yang ditujukan kepada Kantor Kementerian Agama Kabupaten Tanjab Barat


Urusan Tata Usaha Keuangan (2)
Cetak Amprah Gaji Pegawai (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Petugas Front Office

Rekomendasi Kredit Bank untuk PNS (2):
- Form dari Bank yang Telah Diisi (Bank yang sudah melakukan MoU dengan Kantor Kemenag)
- Slip Gaji dari Bendahara


Urusan Tata Usaha Kepegawaian (7)
Permohonan Cuti (3):
- Surat Permohonan mencantumkan Jenis Cuti dan Alasannya
- Surat Keterangan Cuti Hamil dari Bidan/Dokter Kandungan ( Bagi yang Hamil )
- Surat Keterangan Sakit dari Dokter ( Bagi yang Sakit )

Permohonan Izin Belajar (5):
- Fotokopi SK Terakhir 2 Rangkap
- SKP 2 Tahun Terakhir 2 Rangkap
- Surat Keterangan dari Perguruan Tinggi 2 Rangkap
- Jadwal Perkuliahan 2 Rangkap
- Profil Perguruan Tinggi 2 Rangkap

Legalisir Dokumen (2):
- Dokumen Asli ( Kecuali SK )
- Fotokopi Dokumen yang Akan Dilegalisir

Kenaikan Gaji Berkala (2):
- Fotokopi SK Gaji Berkala Sebelumnya (bagi yang pernah naik gaji berkala)
- Fotokopi SK Kenaikan Pangkat terakhir

Usul Kenaikan Pangkat Jabatan Struktural (7):
- Fhoto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir
- Fhoto Copy Karpeg dan Konversi NIP
- SK Jabatan ( Naskah Pelantikan, Berita Acara Sumpah, Berita acara Sertitijab, SPMT, Surat Pernyataan Pelantikan dan SPMJ terbaru ).
- SKP Asli 2 ( dua ) tahun terakhir bernilai baik dan sudah ditandatangani
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c kebawah sebanyak 3 (Tiga) rangkap
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c keatas sebanyak 4 (Empat) rangkap
- Masing-masing Persyaratan yang difhoto copy harus dilegalisir asli oleh yang berwenang

Usul Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional Tertentu ( JFT ) (16):
- Fhoto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir
- Penetapan Angka Kredit (PAK) terakhir
- Fhoto Copy Karpeg dan Konversi NIP
- Fhoto Copy Mutasi (jika berubah dari SK Pangkat Terakhir)
- Fhoto Copy SK Peninjauan Masa kerja (jika ada)
- Fhoto Copy Sertifikat Pendidikan untuk JFT Guru
- Fhoto Copy Program Induksi bagi guru yang Jabatan guru pada tahun 2013 keatas
- Fhoto Copy SK CPNS, SK PNS, serta surat tugas CPNS, SK Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Guru, SPMT CPNS (bagi PNS yang mengajukan usul kenaikan Pangkat pertama
- SKP Asli 2 (dua) tahun terakhir bernilai baik dan sudah ditanda tangani
- Dupak sebanyak 1 (satu) bundel dengan fhoto copy SK pangkat terakhir, PAK terakhir, Sertifikat guru, unsur penunjang, SK Mutasi (jika ada Mutasi)
- PKG pertahun 1 (satu) bundel
- Pengembangan diri 1 (satu) bundel
- KTI Perjudul
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c kebawah sebanyak 3 (Tiga) rangkap
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c keatas sebanyak 4 (Empat) rangkap
- Masing-masing Persyaratan yang difhoto copy harus dilegalisir asli oleh yang berwenang

Usul Kenaikan Pangkat untuk Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah (16):
- Fhoto Copy SK Kenaikan Pangkat terakhir
- Fhoto Copy Karpeg dan Konversi NIP
- Fhoto Copy SK JFU (khusus JFU)
- Fhoto Copy SK Pengangkatan Pertama dalam Jabatan (khusus JFU)
- Fhoto Copy Surat Izin belajar/Tugas belajar
- Fhoto Copy Surat Keterangan Kuliah Reguler dari Perguruan Tinggi
- Fhoto Copy Ijazah dan Transklip nilai
- Roster Kuliah
- Fhoto Copy SK Peninjauan Masa kerja (jika ada)
- Fhoto Copy Akreditasi Perguruan Tinggi minimal B
- Kronologi kuliah bagi PNS yang Ijazahnya lebih dahulu dari pada SK CPNS
- Fhoto Copy SK CPNS, SK PNS, serta surat tugas CPNS, SK Pengangkatan Pertama dalam Jabatan Guru, SPMT CPNS (bagi PNS yang pertama mengajukan usul kenaikan Pangkat )
- SKP Asli 2 (dua) tahun terakhir bernilai baik dan sudah ditanda tangani
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c kebawah sebanyak 3 (Tiga) rangkap
- Usul Kenaikan Pangkat Golongan III/c keatas sebanyak 4 (Empat) rangkap
- Masing-masing Persyaratan yang difhoto copy harus dilegalisir asli oleh yang berwenang


Seksi Penyelenggara Haji dan Umroh (10)
Pengajuan Lansia Haji (7):
- Permohonan Pengajuan Lansia
- Foto Kopi KTP 3 Lembar
- Foto Kopi KK 3 Lembar
- Foto Kopi Akta Kelahiran 3 Lembar
- Foto Kopi BPIH / Lembar Nomor Porsi 3 Lembar
- Materai 6000 2 Lembar
- Map Biasa 1 Lembar

Pendaftaran HJ Reguler (7):
- Fotocopy KTP 5 Lembar
- Fotocopy KK 3 Lembar
- Fotocopy salah satu ( Akta Kelahiran, Ijazah atau Buku Nikah ) 3 Lembar
- Fotocopy Surat Keterangan sehat dari Puskesmas beserta yang Asli 3 Lembar
- Fotocopy Buku Tabungan 3 Lembar
- Phasfoto 3 x 4 Latar Belakang Warna Putih 5 Lembar
- Validasi Bank/Bukti Setor

Rekrutmen Petugas Penyelenggara Ibadah HJ (0):

Rekrutmen Petugas Penyelenggara Ibadah HJ (14):
- Surat usulan dari pimpinan Instansi/Organisasi/Lembaga
- Foto Kopi KTP yang masih berlaku
- Foto Kopi SK pertama dan terakhir yang dilegalisir bagi ASN atau SK Pengangkatan Pegawai/Pengurus yang di legalisir oleh pimpinan organisasi bagi non ASN
- Foto Kopi Surat Keterangan pernah menjadi petugas haji ( SK atau Sertifikat/Piagam )
- Surat Keterangan pernah berhaji
- Surat Keterangan Kesehatan
- Foto Kopi Sertifikat Pembimbing Manasik Haji 1 lembar ( untuk pembimbing Ibadah )
- Pas Foto berwarna latar belakang merah ukuran 3 x 4 sebanyak 4 lembar
- Foto Kopi Ijazah terakhir
- Foto Kopi Sertifikat kemampuan berbahasa Arab/Inggris yang dilegalisir lembaga Resmi
- Foto Kopi Piagam Izin Operasional Pondok Pesantren bagi peserta dari unsur Pondok Pesantren
- Surat Keterangan tidak hamil yang sah bagi Calon Petugas Wanita
- Surat Izin suami bagi Calon Petugas wanita
- Berkas dibuat rangkap 2 dan dimasukan dalam Map Tulang warna Hijau

Rekomendasi Pembuatan Pasport Umroh (7):
- Surat Permohonan Pembuatan Paspor dari Travel
- Surat Jaminan dan Tanggung Jawab dari Travel
- SK Travel dari Kementerian Agama RI
- Foto kopi KTP
- Foto Kopi KK
- Foto Kopi salah satu akta Kelahiran/buku Nikah/Ijazah
- Kuasa dari yang Pemohon jika diurus/dikuasakan ke PPIU/Travel

Rekomendasi Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Awal BPIH karena Meninggal Dunia (13):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian dari Lurah/Kepala Desa/Rumah Sakit Setempat
- Surat Keterangan Ahli Waris dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa dan diketahui Camat Materai 6000
- Surat Keterangan Kuasa Ahli Waris yang di tunjuk oleh Ahli Waris untuk melakukan Proses Pembatalan BPIH Materai 6.000
- Foto Copy KTP yang meninggal Dunia dan Ahli Waris
- Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Asli dan Foto kopi Bukti Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan oleh BPS
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli
- Foto Kopi Kartu Keluarga yang meninggal Dunia dan Ahli Waris
- Foto Kopi SPPH
- Nomor Handphone Ahli Waris/Kuasa Ahli Waris
- Semua Berkas difoto kopi Rangkap 3
- Nomor Hand Phone Ahli Waris/Kuasa Ahli Waris

Rekomendasi Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setoran Lunas BPIH karena Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari Ahli Waris/ Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermaterai 6.000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermaterai 6.000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH, SPPH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli

Rekomendasi Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Awal BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000 yang ditujukan ke Kepala Kankemenag
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Rekomendasi Pembatalan Pendaftaran Jamaah Haji Setorn Lunas BPIH Reguler (6):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000
- Bukti Asli tanda Bukti Setoran Awal dan Setoran Lunas BPIH yang dikeluarkan oleh BPS BPIH
- Asli Aplikasi Transfer Setoran Awal BPIH
- SPPH
- Foto Copy buku tabungan yang masih aktif A.n Jamaah yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli
- Foto Copy KTP dan Menunjukkan yang asli

Rekomendasi Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji Meninggal Dunia (8):
- Surat Permohonan Pembatalan Bermaterai 6.000, dari ahli waris/Kuasa Waris
- Surat Keterangan Kematian yang dikeluarkan oleh Lurah/Kepala Desa di ketahui Camat
- Surat Keterangan Waris bermatrai 6000, yang dikeluarkan Lurah/Kepala Desa diketahui Camat
- Surat Keterangan Kuasa Waris yang di tunjuk Ahli Waris untuk melakukan Pembatalan Validasi bermatrai 6000
- Foto Copy KTP Ahli Waris/Kuasa Waris
- Surat Pernyataan Mutlak dari Ahli Waris/Kuasa Waris bermatrai 6000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH, Asli Aplikasi transfer Setoran Awal BIH
- Fhoto Copy Buku tabungan Aktif a.n Jamaah Haji yg bersangkutan dan Ahli Waris dengan menunjukkan yang asli

Rekomendasi Pembatalan Nomor Validasi Jamaah Haji (4):
- Surat Permohonan bermaterai 6.000
- Bukti Asli Setoran Awal BPIH yang dikeluarkan BPS BPIH
- Asli Aplikasi transfer setroran Awal BPIH
- Foto Copy buku Tabungan yang masih aktif A.n Jamaah Haji yang bersangkutan dan Menunjukkan yang asli


Seksi Bimas Islam (3)
Legalisir Buku Nikah (2):
- Membawa Buku Nikah Asli
- Fotocopy Buku Nikah

Rekomendasi Bantuan untuk Rumah Ibadah (4):
- Surat Permohonan yang Diketahui oleh Lurah/ Kepala Desa, dan kepala KUA Kecamatan
- Proposal Permohonan Bantuan
- Sertifikat Tanah, IMB
- SK Pengurus Rumah Ibadah

Rekomendasi Pendirian Rumah Ibadah (4):
- Permohonan dari Pengurus Rumah Ibadah yang diketahui oleh Lurah/Kepala Desa, Ka.Kua Kecamatan
- Sertifikat Tanah, IMB
- Susunan pengurus rumah ibadah
- Surat Rekomendasi dari FKUB


Seksi Pendidikan Madrasah (9)
Legalisir Ijazah (2):
- Dokumen Asli
- Fotocopy Dokumen yang Akan Dilegalisir

Rekomendasi Pindah Madrasah Antar Kabupaten/ Kota (2):
- Surat Permohonan dari Orang Tua/ Wali
- Surat Keterangan dari Sekolah/ Madrasah

Rekomendasi Ijin Penelitian di Madrasah (2):
- Surat Pengantar dari Kampus/ Kesbangpol
- Fotocopy Proposal Penelitian

Rekomendasi Pendirian Madrasah Swasta (8):
- Surat Permohonan
- Formulir Pendirian Madrasah
- Surat Kesanggupan pembiayaan bermaterai 6.000
- Dokumen Study Kelayakan Calon Madrasah
- Foto Copy Sah Akta Notaris organisasi penyelenggara/SK Menkumham
- Foto Copy SK Struktur Organisasi/Yayasan,AD/ART
- Foto Copy SK Struktur Manajemen dan Personalia Madrasah(SK,Ijazah,DRH)
- Foto Copy Kurikulum, RKM, dan Daftar Sarana Prasarana

Penambahan Jam Mengajar (3):
- Surat Permohonan
- Surat Persetujuan dari Madrasah Asal
- Surat Persetujuan dari Madrasah yang Dituju

Surat Keterangan Pengganti Ijazah (2):
- Surat keterangan hilang dari Kepolisian bagi Ijazah yang hilang, bagi Ijazah yang rusak harus melampirkan Ijazah tersebut
- Surat Permohonan Bermaterai 6.000

Rekomendasi Izin PPL Mahasiswa di Madrasah (1):
- Surat Pengantar dari Perguruan Tinggi

Rekomendasi Bantuan Sarana Prasarana Madrasah (2):
- Surat Permohonan
- Proposal Permohonan Bantuan (Dilengkapi Sertifikat Tanah, SK Pendirian, RAB dan Foto-foto)

Pengajuan Bahan Sertifikasi Guru Madrasah (1):
- Dokumen usulan


Penyelenggara Syariah (5)
Permintaan Rohaniawan (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon

Permintaan Pengukuran Arah Kiblat (1):
- Surat Resmi Dari Pemerintahan Desa atau Pengurus Masjid/ Mushalla

Permintaan Jadwal Shalat/ Imsakiyah (1):
- Surat Resmi/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Konsultasi Syariah (1):
- Surat Permohonan/ Mengisi Form yang Telah Disediakan oleh Front Office

Permintaan Pembaca Doa (1):
- Surat Resmi dari Instansi Pemohon


Seksi PAIS (1)
Pengajuan Bahan Guru Agama pada Sekolah Umum (1):
- Dokumen usulan


Seksi Pendidikan Diniyah dan Pontren (3)
Izin Operasional Madrasah Diniyah Takmiliyah Awaliyah dan Pondok Pesantren (4):
- Surat Permohonan dan Proposal
- SK Kepala, SK Guru, dan SK Tenaga Administrasi
- Data Guru, Data Peserta Didik, dan Jadwal Pelajaran
- Surat Perjanjian (Bermaterai 6.000)

Rekomendasi Bantuan untuk Pondok Pesantren (5):
- Surat Permohonan
- Proposal Bantuan (Dilengkapi Profil Pondok Pesantren)
- Foto Copy Surat Izin Operasional Pondok Pesantren
- Foto Copy Akta Notaris Yayasan dan Surat Pengesahan Menkumham
- Foto Copy Surat Keputusan Kepemilikan Tanah atas nama Yayasan

Izin Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran (4):
- Surat Permohonan
- Surat Rekomendasi dari Kepala KUA Kecamatan
- Proposal Penyelenggaraan Pendidikan Al-Quran
- Data Lembaga


Login Petugas

Cek Status

Pengajuan/ Permohonan Layanan

lihat daftar persyaratan/ bahan dokumen yang harus diupload
Sebelum melanjutkan mengisi form di bawah ini, silakan siapkan (scan) dokumen persyaratan terlebih dahulu

Pengajuan Dupak Guru ke III/a s.d IV/a

MAAF, PERIODE PENGAJUAN DUPAK SUDAH BERAKHIR (DITUTUP)

Pengaduan/ Keluhan